Foire aux Questions (Mastics)

Appellation commerciale

Un simple mail à l’OC avec les informations ci-dessous présentées dans un tableau suffit :

Demandeur | Ancien Nom Pdt | Code produit | Nouveau nom Produit | Date changement

Attention, il n’y a pas d’effet rétroactif. L’OC procédera à l’édition d’un nouveau certificat, valable à compter de la date d’information ou à partir d’une date postérieure.

NB : La modification de dénomination commerciale ne doit pas être confondue avec un changement de formulation. Dans le second cas, s’agissant d’un nouveau produit, le code produit est automatiquement modifié.

NON.

Il est important d’informer l’OC de toute modification. Cependant le renvoi de dossier de demande n’est pas nécessaire. A partir du moment, où l’OC sera informé de cette modification, mail ou écrit à l’appui, celle-ci sera enregistrée dans notre base de données et figurera sur les certificats à venir.
En cas de contrôle du dossier, cette différence entre le dossier de renouvellement et le certificat futur à l’aide de votre message d’information, postérieur à la date figurant sur le dossier pourra ainsi être justifiée

NON.

Le maintien de l’appellation commerciale d’un produit n’est possible qu’à certaines conditions définies (de façon restrictive) dans le Référentiel de Certification : la demande doit notamment viser un même producteur, une même famille chimique, une même classe et au moins l’un des mêmes domaines…

En tout état de cause, le choix de l’appellation commerciale ne doit pas créer de confusion chez l’utilisateur final.

En cas de question ou de doute, n’hésitez pas à nous demander au préalable.

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Calendrier / Delai / Processus

Cas où la demande concerne l’année en cours

Pour recevoir le certificat, deux conditions doivent être remplies :

  • Le produit (statut conditionneur) de votre fournisseur doit avoir un certificat valable pour l’année en cours.
  • L’organisme de Certification doit avoir reçu le paiement de la facture des frais administratifs du produit concerné

Lorsque ces deux conditions sont remplies, vous recevez les certificats en quelques jours (généralement par mail + envoi postal des originaux) et cela, tout au long de l’année.

Cas où la demande concerne l’année n+1

Pour recevoir le certificat, deux conditions doivent être remplies :

  • L’organisme de Certification doit obligatoirement avoir reçu le paiement de la facture des frais administratifs de votre produit de statut détenteur (cf. Article conditions financières du référentiel de la marque)
  • Le produit (statut conditionneur) de votre fournisseur doit avoir un certificat valable pour l’année n+1.

NB : celui-ci est délivré en toute fin d’année n et valable à partir du 1er janvier de l’année n+1, à condition que les essais soient conformes, l’audit satisfaisant et qu’il se soit lui aussi acquitté des frais.

Les codes produits sont délivrés à l’édition du certificat, jamais indépendamment ni en amont.

Cela signifie que lorsque votre demande d’admission concerne l’année n+1, vous ne connaissez donc le code produit que dans les derniers jours de décembre de l’année en cours ou tout début janvier.

Cas général : si les certificats vous ont été adressés à la fin d’année, vous recevrez automatiquement les dossiers de renouvellement par courrier à la fin janvier. L’adresse utilisée est celle qui figure sur votre dossier de demande dans le cadre « demandeur ». Merci de nous avertir pour tout changement.

Lorsque le produit est un produit en admission, généralement en cours d’année, les dossiers de renouvellement vous sont adressés en même temps que les certificats de l’année en cours.

Plusieurs questions à vous poser :

Avez-vous renvoyé votre dossier de renouvellement ? La démarche de certification étant volontaire, vous ne recevez pas automatiquement de relance de la part de l’OC après l’envoi des dossiers en début d’année précédente.

Avez-vous payé les frais administratifs ? Les certificats ne sont adressés que lorsque la facture des frais administratifs est acquittée.

L’adresse communiquée est-elle toujours valide ? Les dossiers de renouvellement sont envoyés en début d’année à l’adresse qui figure dans l’encadré « demandeur ». Nous vous remercions de tenir l’OC informé de tout changement d’adresse ou tout autre changement pouvant empêcher le bon déroulement du processus de certification. (Pensez, en interne, à vérifier que les dossiers n’ont pas été reçus dans un autre service : vous ferez gagner un temps précieux à tout le monde)

Avez-vous vérifié que votre fournisseur est lui-même en possession de son certificat pour l’année en cours ? Il peut s’agir d’un retard dans la délivrance du certificat si les essais ne sont pas terminés, ou d’une non-conformité de produit. L’OC ne rembourse aucun frais administratif en cas de non-conformité. Pour rappel, conformément au règlement financier prévu dans le référentiel, toute facture émise est due. En signant les dossiers de demande, vous vous engagez à respecter toutes les conditions du référentiel.

En premier lieu, les deux conditions doivent être remplies (envoi du dossier complet de demande de renouvellement à l’Organisme de Certification + paiement des frais administratifs).

Votre certificat de statut détenteur doit (outre les deux conditions déjà remplies) attendre la conformité des essais du produit de votre fournisseur. Ces essais, ainsi qu’un audit du site de fabrication, doivent être réalisés chaque année pour s’assurer de la qualité des produits.

Les certificats des demandes de renouvellement sont envoyés dans les derniers jours de décembre.

NON.

Nous ne pouvons éditer de dossier de renouvellement de l’année n+1 tant que le cycle de certification de l’année n n’est pas achevé, c’est-à-dire tant que les certificats n’ont pas été délivrés.

Pour les détenteurs qui font les demandes dans les temps (pour rappel, les dossiers de renouvellement sont quasiment envoyés un an avant) et qui ont procédé au règlement de leur facture, soit avant le 1er janvier, la validité du certificat débutent au 1er janvier.

Si la demande de renouvellement parvient à l’OC en début d’année, la date de début de validité du certificat correspond à la date du paiement de la facture.

Il n’y a aucune négociation possible : elle ne peut pas non plus être la date d’envoi du dossier.

Pensez à renvoyer vos dossiers dans les temps, si vous ne voulez pas risquer d’ennuis.

Si vous n’êtes pas déjà client de l’Organisme de Certification et que le site est inconnu, il y a des délais incompressibles à prendre en compte :

- Retour des dossiers

- Emission de la facture des frais administratifs

- Paiement des frais administratifs

- Commande des essais

- Envoi des cartouches pour les essais

- Préparation et coulage des éprouvettes

- Polymérisation du mastic (28 jours)

- Essais (La durée des essais est variable selon le domaine demandé : Façade / vitrage / sanitaire)

- Emission de la facture d’essais

- Paiement de la facture d’essais

- Emission du rapport d’essai

- Audit (si le site n’est pas connu de l’Organisme de Certification)

- Labélisation et obtention des certificats

Avec les échanges sans temps mort et si tout est conforme, cela représente donc plusieurs mois.

Il faut également prendre en compte que vous n’êtes pas le seul client de l’OC et que plusieurs autres ont des produits également déjà dans le processus de certification.

Dans un premier temps, il faut déjà prendre en compte les délais incompressibles à prendre en compte et les délais de réponse du client lui-même.

Mais, concernant l’admission d’un produit (année N), il faut prendre en considération également que la même année, avant le 31 décembre, le renouvellement pour l’année suivante (année N+1) doit avoir été effectué.

Ce qui signifie (à nouveau) le même circuit (sans l’audit), avec les coûts correspondants.

Cela implique que la première année N, la certification obtenue, il faut procéder dans des temps très courts au renouvellement (année N+1) de celle-ci.

La demande d’admission doit se faire au maximum avant le 15 juin, afin de pouvoir faire le renouvellement dans les meilleures conditions et sans tarder. Au-delà de cette date, l’OC décline toute responsabilité dans le fait de pouvoir mener à bien l’admission et le renouvellement.

L’OC se trouve alors matériellement empêcher de continuer le processus de certification (Admission et renouvellement) : des délais sont incompressibles et dépendent aussi de la réactivité de l’industriel.

- Si un problème survient de la responsabilité de l’industriel pour différentes raisons (non-réponse aux sollicitations du Laboratoire pour envoi de la liste de produits, non envoi des cartouches au Laboratoire, perte de colis…), le processus s’arrête alors à la date de fin du certification (soit 31 décembre de l’année N).

Au 1er janvier de l’année suivante (N+1), l’industriel ne peut donc plus faire référence au Label SNJF de quelque manière que ce soit (logo, références sur les documentations techniques et commerciales…). ATTENTION : il en est de même pour les produits de ses clients, sous-marques du produit concerné. Ces derniers doivent être informés par l’industriel producteur. Cela n’est donc pas anodin, et des contrôles sont réalisés.

L’industriel doit alors refaire une demande d’admission au titre de l’année N+1 (avec nouveaux essais et audit). Si les essais et l’audit sont satisfaisants, le certificat sera alors délivré.

Mais, cette même année, se posera à nouveau la question du renouvellement pour l’année N+2.

- Si un problème survient de la responsabilité de l’OC pour différentes raisons (engorgement des dossiers, retard dans le traitement…), la possibilité de délivrer un certificat provisoire pour la période à couvrir sera alors examinée.

Mais, attention, rien n’est automatique !

 

Comme pour les produits en admission, tout retard qui ne permettrait pas matériellement à l’OC d’opérer dans les temps le processus de certification avant le 31 décembre N (c’est -à-dire avec comme finalité la délivrance du certificat au 1er janvier de l’année N+1) sera sanctionné d’un arrêt du Label avec obligation de procéder à une nouvelle admission pour le ou les produits concernés (avec les coûts correspondants).

- Si un problème survient de la responsabilité de l’industriel producteur pour différentes raisons (non-réponse aux sollicitations du Laboratoire pour envoi de la liste de produits, non envoi des cartouches au Laboratoire, perte de colis…), le processus s’arrête alors à la date de fin du certification (soit 31 décembre de l’année N).

Au 1er janvier de l’année suivante (N+1), l’industriel producteur ne peut donc plus faire référence au Label SNJF de quelque manière que ce soit (logo, références sur les documentations techniques et commerciales…).

ATTENTION : il en est de même pour les produits de ses clients, sous-marques du produit concerné. Ces derniers doivent être informés par l’industriel producteur. Cela n’est donc pas anodin, et des contrôles sont réalisés.

L’industriel doit alors refaire une demande d’admission au titre de l’année N+1 (avec nouveaux essais et audit). Si les essais et l’audit sont satisfaisants, le certificat sera alors délivré.

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Code produit / Marquage

NON.

L’arrêt de la certification oblige à reprendre le processus à zéro, c’est-à-dire faire une demande d’admission de produit auprès de l’Organisme de Certification. Qui dit demande d’admission dit également nouveaux codes produits.

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Contrôles

OUI.

Dans le cadre de la campagne annuelle de renouvellement de certification, ce sont les produits de statuts producteur et/ou conditionneur qui subissent des essais.

Néanmoins, l’Organisme de Certification, dans un souci du contrôle de la qualité, procède chaque année à des contrôles inopinés sur des cartouches de produits de statuts détenteurs prélevés sur le marché. Chaque produit subit un contrôle de l’emballage primaire (=cartouche) et des tests de conformité. L’OC fait un courrier aux détenteurs dont les produits présentent des non-conformités (en copie, le fabricant du produit), avec demande d’action corrective sous 3 mois. Pour les non-conformités relevées lors des essais, il est demandé à l’industriel, s’il souhaite procéder à un « contrôle orienté ».

Donc oui, vous pouvez être contrôler. En cas de doute, l’OC se réserve de toute façon le droit de procéder à des contrôles.

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Dématérialisation

En tant qu’Organisme de Certification, accrédité par le COFRAC, nous sommes tenus à un archivage papier de tous nos dossiers.

En outre, nous éditons un grand nombre de certificats en fin d’année, scanner ceux-ci un à un prendrait beaucoup trop de temps et nous ne pourrions de ce fait garantir l’envoi des certificats de renouvellement dans les derniers jours de décembre, pour les certificats valables à partir du 1er janvier.

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Durée de vie

Un simple mail à l’OC suffit. Il est nécessaire pour que cette information puisse être prise en compte de fournir une date du changement. Le plus simple est donc de prévenir l’OC, soit quelques jours avant, soit quelques jours après. L’OC a besoin de cette information, afin de la communiquer aux auditeurs et aux laboratoires. Ceci afin d’éviter à votre fournisseur des sanctions lors du prochain audit (sous forme d’écarts) ou de tout autre contrôle.

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Extension de teintes

NON

Seules les sociétés de statut producteur (ou PC ou PCD) peuvent demander des extensions de teintes.

Il faut que vous demandiez à votre fournisseur de procéder à cette demande auprès de l’OC pour le produit « père » labellisé dont dépend votre sous-marque. Si votre fournisseur accepte et qu’il en fait la demande et s’il obtient ces extensions de teintes, alors ces nouvelles teintes peuvent être ajoutées à vos certificats déjà existants. Il suffit d’en faire la demande par mail à l’OC, en précisant bien la dénomination souhaitée de la teinte (telle que celle-ci apparaîtra sur l’emballage, par exemple pour RAL 7016, souhaitez-vous indiquer « GRIS », « GRIS ANTHRACITE » ou « RAL 7016 »…).

Pour les sociétés de statut détenteur, il n’y a pas de frais supplémentaire pour obtenir les certificats mis à jour avec les nouvelles teintes.

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Interlocuteurs

NON.

Toute question ou demande passe impérativement par le personnel de l’OC, qui travaille de toute façon en transparence avec son prestataire. Le prestataire a reçu pour consigne de ne pas répondre.

Cela ne fait donc gagner de temps à personne, au contraire.

En cas de doute ou de question, n’hésitez pas à contacter l’OC.

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Réclamations / Recours

Vous pouvez adresser un mail à info@sfjf.ffbatiment.fr

Votre demande sera transmise au Comité de Direction de l’Organisme de Certification, qui garantit le traitement impartial des décisions au sein de la Certification.

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Réglement financier

NON.

La certification ne peut être demandée qu'une année à la fois, et jamais en anticipation sur plusieurs années.

Ainsi vous ne pourrez pas faire la demande de renouvellement pour 2024 avant d'avoir obtenu le label de l'année 2023.

Pour obtenir le certificat, des essais (sur votre produit ou sur celui de votre fournisseur) doivent avoir lieu tous les ans et vous n'en connaissez pas l'issue à l'avance.

Nous sommes dans un processus de qualité continue avec comme principe de traiter tous nos clients de façon égalitaire et impartiale.

En tant qu’organisme accrédité, nos barèmes sont publics, connus à l’avance par tout le monde et ne sont ni variables ni négociables.

En certification, il n’y a ni arrangement, ni geste commercial.

NON.

Le référentiel de la marque est très clair sur le régime financier de l’OC : toutes les factures sont émises par l’OC et sont dues quoi qu’il arrive.

Les frais restent acquis définitivement en cas d’annulation de la demande de la part du demandeur.

NON.

Le référentiel de la marque est très clair sur le régime financier de l’OC : toutes les factures sont émises par l’OC et sont dues quoi qu’il arrive.

NON.

En cas de nouvelle demande, tout le circuit est à refaire dans l’ordre : nouvelle demande, nouvelle facture administrative à régler, nouveaux essais, nouvelle facture des essais à régler, obtention des résultats (positifs comme négatifs), décision de l’OC de certifier ou non.

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Sous-Marque

NON.

Seuls les produits conditionnés (C, PC ou PCD), qui subissent des tests de contrôle peuvent se voir rattacher des sous-marques.

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Usage abusif

OUI.

Votre produit ne peut se prévaloir de ce qu’il n’a pas (ou plus), même si d’un point de vue marketing et commercial, c’est vendeur, donc tentant.

Donc oui, c’est grave : il s’agit là d’un usage abusif, et donc d’une tromperie commerciale, au sens du code de la Consommation (articles L 121-2 à L 121-5).

L’OC procède à une surveillance du marché des mastics labellisés, et n’hésite pas à faire intervenir les services de la Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes (DGCCRF).

Si la pratique ne cesse pas, l’OC se voit dans l’obligation de poursuivre devant les tribunaux ceux qui ont recours à ces procédés.

Les pratiques commerciales trompeuses sont punies d’un emprisonnement de 2 ans et d’une amende de 300 000 € (sans compter les dommages et intérêts que peur demander l’OC en cas de poursuite).

Cela permet de garder de la valeur à notre marque de qualité, dans l’intérêt de nos industriels clients qui proposent des produits avec une qualité exigeante, mais aussi des clients finals de ces produits, que sont les utilisateurs.

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